SEMANA 1: INAUGURAÇÃO DO BLOG!!

E é dada a largada para o nosso projeto desse semestre: conseguir um playground novo para as crianças da Creche Vila Monumento!

Ficamos muito entusiasmados com a idéia de ajudar o próximo e poder colocar em prática tudo que aprendemos durante o curso de gestão de projetos.

Hoje tivemos a nossa reunião "kick-off"e saímos de lá com uma série de idéias e ações para atingirmos o nosso objetivo!

Agora é hora de colocar a cabeça para funcionar: estabelecer estratégias, planejar e executar!

SEMANA 2: AÇÕES IDENTIFICADAS PELA EQUIPE

Na segunda semana do projeto, realizamos nossa reunião de kick-off e identificamos as principais atividades necessárias para a realização do projeto:

1. Mídias sociais: criar blog, twitter, email, facebook

2. Contato com o cliente - Fazer primeiro contato com a diretora da creche (Solange) e verificar disponibilidade da creche e horários de funcionamento.

3. Visita e levantamento do local para elaboração posterior do projeto. Além de entrevista e fotos

4. Pré Projeto: realizar um projeto executivo baseado no levantamento e nas necessidades apresentadas pelo cliente.
5. Pré Orçamento: iniciar pequisa de preços no mercado e realizar primeiro contato com as empresas.

6. Estudar estratégias, pontuar riscos e oportunidades e preparar estudo de viabilidade para a arrecadação dos recursos do projeto.

SEMANA 2: A VISITA!!!!

A nossa visita aconteceu no dia 26/05/11, às 6:50 da manhã!!!

Tivemos a oportunidade de vivenciar um pouco de um dia típico das crianças, pois a visita coincidiu com o horário em que elas costumam chegar à creche (ver fotos no tópico "Os pequenos clientes!").

A visita e reunião com a diretora da creche, Solange Lorenzon, teve os seguintes objetivos:

1. Questionar sobre funcionamento do local e como surgiu a creche. Levantar histórico e questionar se existe alguma apresentação com fotos ou material institucional para mostrar para as outras empresas. Perguntar também a respeito do público atendido.

2. Questionar sobre ações anteriores para arrecadação de dinheiro.

3. Verificar necessidades reais e histórico dos brinquedos anteriores.

4. Verificar a viabilidade do uso do local para eventos.

5. Viabilidade de envolvimento dos pais e parentes das crianças, além dos atuais stakeholders.

6. Brinquedos serão removidos do local.

7. Conta bancária para depósito.

SEMANA 2: PLANO DE TRABALHO DA CRECHE VILA MONUMENTO

Em função da nossa visita, a Solange (diretora da creche) disponibilizou as seguintes informações sobre a instituição:

HISTÓRICO DA ENTIDADADE

A Entidade iniciou suas atividades em junho de 1979, concretizando um ideal de dar assistência as crianças de família carente que já eram assistidas pela Paróquia Rainha dos Apóstolos. A Creche iniciou com 15 crianças. Em 1981 assinou o 1º Convênio com a Prefeitura do Município de São Paulo.

Atualmente a entidade atende 159 crianças, com 51 nos berçários na faixa etária de 0 a 4 anos e 11 meses. Além do recurso financeiro provido pelo Convenio com a Secretaria Municipal de Educação de São Paulo, a Entidade capta recursos através de promoções sociais, bazares, contribuições de pessoas jurídicas e físicas em forma de doações.

OBJETIVOS GERAIS

A Comunidade Assistencial Rainha dos Apóstolos, mantenedora da Creche Vila Monumento, tem por missão “criar oportunidades para o desenvolvimento pessoal e social do cidadão carente, promovendo sua inserção e integração na sociedade, buscando valorizar sua auto-estima e melhorando sua qualidade de vida” (Estatuto Social, atualizado em 12 de abril de 2004).

OBJETIVOS ESPECIFICOS DA CRECHE VILA MONUMENTO

Com o eixo central, o CUIDAR E EDUCAR, as atividades desenvolvidas visam o respeito aos princípios éticos da autonomia, da responsabilidade, da solidariedade e do respeito ao bem comum, de acordo com as diferentes necessidades, características e potencialidades individuais e de cada grupo etário.

As atividades devem:

• Oportunizar a construção da Identidade e da Autonomia dos educandos;

• Oportunizar a Formação Pessoal e Social;

• Oportunizar a ampliação do Universo Cultural (o saber construído através das múltiplas linguagens).

SEMANA 2: OS PEQUENOS CLIENTES!

A Solange também nos disponibilizou algumas fotos das crianças da creche, nossos clientes finais!

SEMANA 2: ESTRATÉGIAS POSSÍVEIS E PLANEJAMENTO

Nessa semana o grupo identificou e listou as estratégias possíveis para a arrecadação de recursos: 
a. Vender rifas;

b. Fazer um evento (ex: festa junina, mexicana, etc);

c. Promover um jantar (ex: paella);

d. Fazer um bingo;

e. Organizar ciclo de palestras, cobrando ingresso;

f. Organizar feira de artesanato;

g. Divulgação via internet para contribuição - site Catarse;

h. Vincular doação a compras de sites de descontos para compras coletivas;

i. Parcerias com fornecedores em troca de divulgação de nome em placa ou na parede da instituição;

Para o planejamento listamos as seguintes atividades:

a. Estimar programação das atividades;

b. Fazer levantamento do local e necessidades;

c. Fazer projeto do playground com a disposição dos brinquedos, assim como a área de pintura;

d. Levantar orçamento do que será realizado;

e. Desenvolver estratégia para arrecadação de verba;

f. Identificar riscos e oportunidades;

g. Entrar em contato com empresas de brinquedos identificando possíveis parcerias ou vendas a custo de fabricação;

h. Identificar voluntários para doações e participação da pintura do mural;

i. Programar a reforma (pintura das paredes e instalação dos novos brinquedos);

j. Reformar;

l. FESTA DE INAUGURAÇÃO!

SEMANA 2: PLANEJAMENTO E CRONOGRAMA

SEMANA 3: ORGANIZANDO O PROJETO!

Esta semana nos reunimos terça-feira bem servidos pelos "petiscos" que o Renato trouxe para mantermos a energia!!

Nos focamos mais na estruturação do projeto com divisão entre os componentes do grupo, atribuição de matriz de responsabilidades para cada integrante e montamos nosso Project Charter e WBS.

Neste momento, estou instalando o programa para gerar o Projeto Preliminar do Play (torçam por mim, pois faz um tempão que está rodando e ainda não deu em nada!!)

Cargos e Funções da Equipe

Funções da Equipe - Revisado

Matriz de Responsabilidades

Project Charter

WBS

SEMANA 4: MERGULHANDO NA ESTRATÉGIA...

Nesta semana tivemos nossa reunião Domingo pela manhã numa padaria de Moema (afinal, levantar nessa friaca precisa ter uma recompensa de café da manhã!!). No meio de crianças aparentemente boazinhas e fofinhas (que foram virando barulhentas e chorosas) tivemos grandes discussões sobre o ponto crítico do desenvolvimento do trabalho: as estratégias a serem adotadas.

A rifa foi a escolha preferida dos participantes, e começamos a trabalhar com número de pessoas a atingir, qual seria o valor da rifa - que depende do nosso target de público, e o que seria um prêmio visado. Foi uma grande discussão, que neste dia ficou sem uma resposta final...

Durante a semana a turma de comunicação (Claudia e Renato) foi atrás dos documentos importantes para a aplicação da estratégia: as cartas oficiais de apoio ao projeto da Vanzolini e da Creche Vila Monumento. O departamento de Arquitetura (a Claudia) está elaborando o projeto preliminar do Play e Compras (Adri) fez um orçamento preliminar com várias empresas e há possibilidade de que o valor que precisamos seja menor do que esperávamos!! Eu (Renata) aborreci todo mundo cobrando pendências, ajeitando o site e pesquisando algumas idéias alternativas à rifa, como uma balada beneficente (afinal, ninguém é de ferro) e venda de produtos com uma logo que inventaríamos para a creche.

Na quarta-feira, o Renato fez uma reunião com a Solange (Administração da Creche), em que foi possível um bate-papo com alguém que entende de eventos beneficentes. A Solange já está preparando para nós a troca de piso do play e acertando as paredes para a pintura...Vai ficar lindo!!

Carta de Apoio Creche Vila Monumento

Cronograma atualizado

Projeto Preliminar

Fotos detalhadas do Play

SEMANA 5: "...E VAMO QUE VAMO!!!"

Pessoal,

Temos a Estratégia Vencedora (não sem uma boa briga):

 RIFAS A R$10,00 COM PRÊMIO DE UM MARAVILHOSO NETBOOK!!

Fizemos o layout da Rifa com todas as informações que julgamos necessárias e ela já está na produção. Nossa estimativa é fechar a venda das 500 rifas em 05/08.

Esta semana iniciamos:

- Análise de Riscos e Oportunidades do projeto

     

A opção alternativa seria vender canecas com a Logo que inventamos para o projeto (na minha opinião muuuuito fofa!!)

- Contato com fornecedores para checagem de venda a preço de custo dos brinquedos. Consolidação de Valores de Materiais e Mão-de-Obra para pintura das paredes.

- Reorganização do Cronograma, com divisão entre atividades da Estratégia e Reforma

- Elaboração de Documento de Controle das Rifas e Arrecadação de Dinheiro

Esta semana receberemos as rifas para vender e, como já diria o professor Ricardo: "E vamo que vamo..."

SEMANA 6: AO ATAQUE

Bom, pessoal

Nossa última reunião foi bem objetiva. O foco principal é vender as Rifas, que ficaram prontas na quarta- feira antes do feriado. Além disso, combinamos de desenvolver:

- Análise de risco

- Verba final de pintura

- Verba final de brinquedos - Opção A: Brinquedos Originais/ Opção B: alternativa mais barata (fazer os dois consolidados)

- Possíveis croquis para arte das paredes (elaborados pelos artistas)

- Análise de venda das rifas (esse é o mais importante) - Todos

Ah! Apenas uma observação: Sábado foi a festa junina da creche. Tivemos a oportunidade de conhecer as crianças e suas famílias...foi muito bacana!!

SEMANA 7: APRENDENDO A VENDER

Estamos nos ajustando às vendas das rifas, compartilhando experiências e situações bem sucedidas.

Nossa estimativa para as primeiras 2 semanas é da venda de 180 rifas (nos baseamos por números decrescentes).

SEMANA 8: APRIMORANDO AS TÁTICAS

Em três semanas vendemos 317 rifas (contando com a ajuda do 5º elemento do nosso grupo: A Solange!!). Nos falta vender 183 em duas semanas. Fizemos a redistribuição das rifas para a fase final das vendas.

Nosso primeiro lugar em vendas foi a Claudia, que para o espanto de todos havia vendido 92 rifas em 1 semana e meia. Dessa forma, neste post resolvemos dedicar a:

5 DICAS PARA VENDER RIFAS

(Experiências de Claudia Miranda)

1. Elabore um e-mail explicando brevemente do que se trata a rifa. É importante salientar a questão da Ação Social, que a contribuição de cada um será importante para o êxito do projeto.

2. Verifique com o RH do seu trabalho se você pode enviar o e-mail a todos da empresa. Isto aumentará seu alcance!

3. Capriche no "Approach": uma tática bem planejada pode ajudar a vender mais uma rifa. Tente: "Você está me devendo R$10,00..." A pessoa a princípio ficará confusa, e então você explica o propósito da rifa.

4. Aborde todos os meios de comunicação possíveis: redes sociais, sms, e-mails etc. Uma idéia muito interessante é disponibilizar contas de vários bancos para que as pessoas que você não encontra frequentemente possam fazer depósito e contribuir. A rifa pode ser scaneada para o comprador.

5. Aproveite os eventos do seu dia-a-dia, happy hours, aniversários, reuniões familiares, e faça sua propaganda.

SEMANA 9: PROGREDINDO COM COMPRAS E PROJETOS

Agora que temos um valor financeiro razoável, fizemos a aquisição do prêmio das rifas (o Netbook) e pagamos os gastos com sua confecção.

Também recebemos o Estudo Preliminar Conceitual da arte da pintura das paredes e o submetemos à aprovação da Solange.

SEMANA 10: FECHANDO ORÇAMENTOS E INICIANDO COMPRAS

Estamos em nossas férias da Vanzolini, mas firme e forte, vendendo as últimas rifas e fechando os orçamentos finais para compras com a verba que já temos.

Fizemos algumas substituições dos brinquedos iniciais que foram mais viáveis e gostamos mais. Estes brinquedos já foram aprovados pela diretoria da Creche através de um memorial descritivo.

SEMANA 11: FECHAMENTOS

Pessoal,

Agora chegaremos na reta final do processo. Precisamos:

- Comprar os brinquedos e tintas
- Fechar o dia da pintura dos voluntários da arte
- Verificar se faremos festa de finalização ou não

Nesta última semana de férias da Vanzo fechamos o conceito da arte com a Solange, pegamos o orçamento final dos brinquedos (temos uma empresa com 50% de desconto!!) e estamos fechando os últimos resquícios de rifas. Afinal,

SEMANA QUE VEM SERÁ REVELADO O GANHADOR DO LINDO NETBOOK!!

SEMANA 12: 100% RIFAS VENDIDAS

Nessa semana concluímos as vendas das rifas!
Sucesso total, temos 100% das rifas vendidas e no final de semana (13/08) será o sorteio do netbook!!!! Boa sorte aos que compraram as rifas.


Também fechamos a compra dos brinquedos com a empresa Mundo Azul que nos deram 50% de desconto em todos os brinquedos.


Vamos que vamos para o final dessa jornada.

Nesse final de semana também faremos a primeira fase da pintura com os artistas na creche.
Já aprovamos com a diretoria da creche o tema e iniciaremos a pintura nesse final de semana.

SEMANA 13: FINALIZAÇÕES

Bom, pessoal...

Segue um resuminho do que foi feito estes dias

•  13/08 saiu o sorteio da Loteria Federal e o número sorteado foi:

10.525

Foi um contato da Claudia!!!

Site da Loteria:

http://www.loteriadacaixa.net.br/2011/resultado-do-concurso-04579-da-loteria-federal-realizado-em-13082011/28111

• 13/08 os artistas da ESTUDIO ATO fizeram os esboços nas paredes do Play para pintura

• 16/08 Foi fechada e paga a proposta feita pela MUNDO AZUL BRINQUEDOS, que nos concedeu 50% de desconto nos itens adquiridos!!

• Precisamos agora fazer um balanço do que gastamos para fechar a festa de inauguração. Estamos prevendo inicialmente a data de 07/09!!!

SEMANA 14 - ÚLTIMAS NOTÍCIAS!!

Pessoal,

Estas são as últimas notícias antes da festa de inauguração do Play!!

- Nosso saldo final foi POSITIVO!!! Isso nos possibilitará realizar a festa de inauguração será dia 07/09 (Quarta-Feira do Feriado) na creche!! Com direito a show de palhaços!!

- A nossa felizarda ganhou o Netbook

- A chuva fez com que a pintura dos muros ficasse para este final de semana (27/08 e 28/08). Pelo menos, a previsão é boa!

- A previsão de recebimento dos brinquedos é amanhã!! Vamos torcer!!

SEMANA 14: SPECIAL THANKS!!

E como estamos marcando a finalização do projeto, seguem os agradecimentos especiais:

- SOLANGE E EQUIPE DA CRECHE -  Que sempre nos atenderam prontamente e até nos ajudaram a vender um monte de rifas!

- COMPRADORES DAS RIFAS - Sem vocês realmente não conseguiríamos seguir adiante

- MUNDO AZUL BRINQUEDOS -  Que nos concedeu 50% de desconto nos brinquedos

- CORART-  Que nos disponibilizou um crédito de R$ 1.000,00 em materiais de pintura e proteção de parede

- ESTÚDIO ATO - Que realizou a arte das paredes e executará neste final de semana a pintura final

SEMANA 14: LIÇÕES APRENDIDAS

E para finalizar, seguem as 09 Lições Aprendidas:
(hehehe...Moisés tem os 10 Mandamentos, e nós as 09 Lições Aprendidas!!)


I. Um fator de extrema importância foi ter aplicado a estratégia rapidamente (na 4° semana de aula começamos a produzir as Rifas)

II. Estabelecer uma estratégia principal e ter possíveis "planos B" para emergências.

III. Compra dos brinquedos foi tardia, poderíamos ter finalizado a compra antecipadamente, antes do final das vendas da rifa. Acarretou no atraso da entrega.

IV.  A análise de risco foi feito só para as rifas. Não previmos que poderia chover num dos final de semana de pintura.

V. Contamos com o apoio e colaboração do pessoal da creche. É fundamental o entrosamento com o cliente para o sucesso do projeto.

VI. Tentar o maior número de contatos possíveis para parcerias com as empresas. Com o apoio das parcerias foi possível ter verba para a contratação do show de palhaços para a inauguração do play.

VII. Apesar da internet facilitar a divulgação das rifas, no final não é tão simples fazer a venda online (ex: paypal, sites de vaquinha online, catarse). Sempre melhor optar pelo approach pessoal.

VIII. Durante a venda das rifas desenvolvemos muitas maneiras de venda, entre elas online onde tentamos nos adaptar a melhor forma para os clientes.

IX. Realizar "eventos" com amigos para juntar mais pessoas e assim, mais

compradores (Ex: Grupo de amigos foi ao bar e combinaram que a mesma quantia gasta na noite seria revertida para compra das rifas).

SEMANA 14: PINTURA CONCLUIDA!!!!

Hoje, domingo (28/08) concluímos a pintura do playground!!! Ficou super bonito e a Solange (diretora da creche) ficou super satisfeita!
Agora está tudo pronto para a inauguração de 07/09.
Obrigada a todos que ajudaram e obrigada ao Estudio Ato.


Seguem fotos de antes e depois: